让演示文稿有声有色--PowerPoint97巧制幻灯片

在Microsoft推出的Office 97 中文版套件中，Word、Excel、Outlook等工具可能让您在文字处理、表格制作和电子邮件方面感受了诸多的便利。但谈起PowerPoint 97，您可能还会感到有些陌生，您一定会问：PowerPoint 97是干什么用的呢？ 　　PowerPoint 97是一个演示文稿和幻灯片制作软件，具有较强的多媒体及动画功能，即使尚不具备编程方面的知识，也可以轻松制作出具有专业水准的令人赏心悦目的多媒体交互式演示文稿。操作灵活、输出手段方便实用是PowerPoint 97的鲜明特色，它除了创建普通演示文稿、幻灯片以外，还可以创建名为“On-Screen Presentation”的屏幕电子显示文稿，利用PC机来播放具有动画效果的新型演示文稿。有了PowerPoint 97这个得力助手，再加上你的新鲜创意和丰富的想像力，不仅可以快捷高效地完成演示文稿的制作，而且同时也拥有了一份令人愉悦的成就感，何乐而不为呢。心动？赶快行动！ 一、演示文稿的创建方式及视图方式 　　PowerPoint 97可不是一个只能用于创建幻灯片演示文稿的工具，它还可以对演示文稿进行随心所欲的规划、整理及发送。要制作一份演示文稿，通常的步骤是首先创建演示文稿大纲，从整体上来规划文稿的内容，然后再进行幻灯片外观效果设计和具体内容制作。若需要的话，最后再把演示文稿打印出来。PowerPoint 97的演示文稿主要由以下要素构成：大纲、幻灯片、演讲者备注页、听众讲义。 　　1.PowerPoint 97为我们提供了以下三种创建演示文稿的方法（如图1）： 　　* 内容提示向导（AutoContent Wizard）：使用向导来协助创建演示文稿。你只需按照提示来选择并确认演示文稿类型、输出方式、演示文稿样式等内容，PowerPoint 97内容提示向导就会自动创建文稿。这种方式特别适用于对PowerPoint 97还不太熟悉的新用户; 　　* 模板（Template）：用模板来创建演示文稿，这实际上是一项很体贴人的设计。模板其实就是一些包含了合理的文稿格式和配色方案的已经创建好的演示文稿半成品。你可以很方便地从中选取适当的类型为己所用---向选中的模板中添加标题及文本，来生成自己想要的演示文稿。对于只有常规制作需求的用户而言，这种创建演示文稿的方法较为理想； 　　* 空演示文稿（Blank Presentation）：创建空演示文稿。用这种方法创建的演示 　　文稿中不包含任何的内容及格式，这样的好处是给那些非常熟悉PowerPoint 97的用户一个尽情挥洒自己创作意念的自由天地。显然，这种方法适用于PowerPoint 97的高级用户。 　　2.还记得Word中的“普通视图”、“页面视图”、“大纲视图”和“主控文档视图”吗？在PowerPoint 97也有几种不同的演示文稿视图方式,它们是: 　　* 幻灯片视图: 这种视图方式可在PowerPoint 97窗口显示单幅幻灯片,是详细观察每张幻灯片有关信息的理想方式，并且允许用户录入、修改、编辑幻灯片内容。 　　* 大纲视图: 当你需要查看演示文稿的文本内容时,大纲视图是最为合适的方法,大纲视图可显示多张幻灯片中的内容。每张幻灯片在大纲视图中表现为一个左侧带有编号的图标；当一个幻灯片中没有包含图片或图形对象时，该幻灯片图标就会表现为一个上端带一条短线的空白图标，以便于区分。 　　* 幻灯片浏览视图: 演示文稿中的所有幻灯片按一定的显示比例全部显示在屏幕上，幻灯片的号码出现在每张幻灯片的右下方。在这种视图方式下，可以插入、复制、删除幻灯片，并可改变幻灯片的先后顺序。 　　* 备注页视图： 页面上半部份是一张缩小的幻灯片，下半部份是一个用来输入注释内容的文本框。 　　* 幻灯片放映视图：幻灯片放映视图是最大方式来显示演示文稿中的每一幅幻灯片。在这种视图方式下，PowerPoint 97的窗口自动隐藏,由单张的幻灯片占据整个屏幕。 二、如何制作幻灯片 　　在PowerPoint 97提供的三种创建方式中，我们选择以“模板”方式来制作名为“家庭旅游计划（桂林三日游）”的幻灯片。以下先给出“桂林三日游”幻灯片的大纲： 　　2月1日: 叠彩山、伏波山、芦笛公园 　　叠彩山: 叠彩日出、奇珍蝴蝶馆、仙鹤神针 　　伏波山：试剑石、伏波晚棹 　　芦笛公园：芦笛仙境 　　2月2日: 象鼻山、七星公园 　　象鼻山: 象山水月、宝塔风光 　　七星公园: 七星岩、驼峰胜景、天然奇石馆 　　2月3日: 漓江风光、阳朔西街 　　漓江风光: 九马画山、仙女照镜、兴坪美景等 　　阳朔西街：古朴民风、西街夕照 　　幻灯片制作步骤如下： 　　启动PowerPoint 97，直接在对话框中选择“模板”选项；在“新建演示文稿”对话框中选“演示文稿设计”标签，在以大图标显示的文稿模板中选择“专业型模板”（如图2）；为了显示方便起见，我们在“新幻灯片”对话框中选取一排左起第二种版式（如图3），单击“确定”以确认将其用于当前幻灯片。这时，一个漂亮的大理石背景的幻灯片雏形已经跃然“屏”上了。若不喜欢当前背景，可在虚线框外单击鼠标右键，在弹出子菜单的“背景”对话框中的下拉菜单中选“填充效果”进行更改。接下来我们要做的，就是： 　　（1） 文本的录入 　　在幻灯片视图下，新幻灯片上有“单击此处添加标题文本”等字样的提示，单击提示语句中的任意位置，其周围的浅色边框将被较宽的斜纹边框所取代，同时提示文字消失，代之以一个闪烁的光标提示符，表示可以在此录入文字。下方的文本录入区属项目列表区（表现为文本左侧有一小圆点----项目符号），这时每按一下“Enter”，将出现一个新的项目符号，带项目符号的文本若长度超出一行，PowerPoint 97将会使其自动换行并对齐。现在按上述办法首先制作标题页，在标题区中输入“家庭旅游计划（桂林三日游）”（如图4）。在项目列表区输入“2月1日：叠彩山、伏波山、芦笛公园；2月2日：......”等内容。这样，具有漂亮背景的演示文稿标题页就出现了，“味道”还不错吧。把标题页存为Tour.ppt格式。如上所述，因为本演示文稿是向大家介绍在桂林三天的旅游安排，还需分别制作出演示三天中每一天的具体浏览项目的幻灯片，比如在“叠彩山”这个景点中的浏览项目就有“叠彩日出、仙鹤碑林、奇珍蝴蝶馆”等内容。这样，连标题页在内，我们共需分别制作4个幻灯片。含有三天具体浏览项目的幻灯片分别以文件名1st.ppt、2nd.ppt、3rd.ppt保存起来（如图5）。 　　（2） 图形的插入 　　图形的插入能使演示文稿的效果大大增强，想想看：家人一边观看你精心制作的桂林旅游计划，同时还能欣赏相应的美丽的桂林山水图片，这是多么具有感染力的演示呵。我们在这里所说的图形包括图片、照片、剪贴画三种，具体插入方法是： 　　a． 图片的插入 　　在PowerPoint 97的菜单栏中选“插入---图片---来自文件”，在“插入图片”对话框中预览后选中所需要的桂林山水图片，然后选择“插入”。利用随后出现的图片工具，还可对图片进行裁剪、重新着色等编辑工作。 　　b． 插入图片 如果手头有桂林山水的照片需扫描后插入，则通过“插入－图片－来自扫描仪”进行扫描、插入。 　　c． 插入剪贴画 　　如果你还有得意的绘画作品，也可通过“插入---图片---剪贴画”的方法来使它们为你的“桂林三日游”演示文稿增添情趣。到这里，我们已经可以很自如地制作一页配有图形的演示文稿了。但是要怎么样才能使我们的演示文稿看起来更精美，还得进行： 　　（3） 让文本更有个性 　　因为我们是选择以“模板”方式来制作演示文稿，所以所输入文字的样式、字体、字号、效果及颜色都被局限于当前模板所规定的设置。比如，在专业型模板中，演示文稿标题文字采用44号常规宋体、字体颜色为黑色；项目列表区采用32号常规宋体、字体颜色为黑色；如果不想受此局限，而想让文本更有个性，该怎么办呢？方法很简单就是改变字体设置。首先选出需要更改的演示文稿页，选中需要改变的文本，然后单击菜单栏中的“格式”，选择其中的“字体”命令，在“字体”对话框中，就可以随心所欲地选择想要的字体、字号、字形、颜色及效果了。在“字体”对话框中的“效果”栏里，有“下划线、阴影、浮凸”三项。其中，选择“阴影”可使文字右下侧产生阴影效果；选择“浮凸”则可以使制造文字的浮雕效果。 如果需要为文字营造艺术效果，PowerPoint 97提供的“艺术字”功能可以帮助你实现这个愿望。方法是选“插入－图片－艺术字”，在“艺术字”库对话框中选择所需的艺术字式样，然后单击“确定”按钮。在编辑“艺术字”文字对话框中输入文字，并在“字体”及“字号”框中选择所需的字体及字号，选择“确定”，艺术字效果就会在当前演示文稿页上显示出来，其大小及比例均可调节。 　　（4） 让图形对象别具一格 　　在PowerPoint 97中，要制作一些不拘一格的图形效果也是很容易的，以下试举几例加以说明： 　　a． 改变对象的填充色 　　先选择对象，在从菜单栏里的“格式”项中选取“设置自选图形格式”对话框，在其中的“颜色和线条”标签下选择所需的填充色；单击下拉箭头并选择“其它颜色”，在六边形调色板里选取需要的颜色，确认后返回“设置自选图形格式”对话框，并按“确定”按钮，以返回当前演示文稿页并改变所选对象的填充色。 　　b. 特殊填充效果 　　在演示文稿页文本框外单击右键，选择“背景”，并点击下拉箭头，在“填充效果”对话框中有“过渡、纹理、图案、图片”4个标签，逐一介绍如下：在“过渡”标签中，可以创建一个颜色梯度填充图案。若要改变颜色，可在“颜色”区中选择所需颜色，若希望用两种颜色构成特殊效果的梯度填充图案，可选“双色”。在“底纹样式”中提供了横向、纵向等六种底纹样式； 如果希望拥有花样较复杂的填充效果，可进入“纹理”标签，在这里共有包括羊皮纸、花岗岩、水滴、大理石、画布等24种已经预设计好的纹理填充图案可供选用；在“图案”标签里，选择一个填充图案，并在“前景”和“背景”列表中，分别为填充图案选取前景色和背景色。这时，“示范”框中可以观察到相应的图案效果，如果满意的话，按“确定”返回“背景”对话框并选择“全部应用”，PowerPoint就会将选定的图案应用于当前演示文稿页面了。 　　c. 制造阴影效果 　　在演示文稿中，阴影可以帮助突出对象的视觉效果，使之更加吸引人。我们既可以为包括文本框在内的任何对象添加阴影，也可以为对象增加浮雕效果，或是为图片边框添加某种类型的阴影以改善视觉效果。步骤是：选择对象，按下绘图工具栏中的“阴影”按钮并从阴影调色板中选取需要的阴影效果，选取阴影颜色及偏移方向，单击“确定”，给选中的对象添加阴影。 　　d. 风格凸显的三维效果 　　在PowerPoint 97里，还可以为图形增加三维效果，并可调整对象的深度、回旋角度、纹理及表面颜色。需要注意的是：对于已具有阴影的对象，不能再添加三维效果。制作三维效果的方法如下：选择对象，单击绘图工具栏里的“三维效果”，从中选取适当的三维效果，并可进入“三维设置”项中对三维效果中的旋转、照明、深度、纹理、颜色等项目进行调整。 三、让幻灯片的文本飞起来 　　运用Power Point的动画功能,能够使幻灯片中的文本,以各种活泼而醒目的方式飞入屏幕，除了营造新奇有趣的播放效果外,而且也有利于你的观众很有条理地了解你的演示内容。步骤如下：选择幻灯片视图，确认需进行动画处理的文本；在菜单栏中选择“幻灯片放映---自定义动画”命令（如图6），并在“时间”标签里选中相应的对象；在“启动动画”区中选择“播放动画－单击鼠标时”命令，给选中的对象增加了动画性能，在“效果”标签里，最后确认动画的效果和配音方案。这样一来，你幻灯片里的文本可就有了“生命”了。 四、 向演示文稿中加入幻灯片 　　我们已经制作好的幻灯片，现在可以加入到演示文稿中了。具体方法是：在菜单栏中选择“插入”，并在弹出的子菜单中选择“幻灯片（从文件）”，随后出现Power Point 97新的幻灯片搜索器，使用其中的“浏览”按钮查找演示文稿，然后选择插入到当前幻灯片之后的目的幻灯片即可。 五、 给幻灯片增加音乐及旁白效果 　　只有配上了音乐和旁白，幻灯片在放映时才能真正地做到有声有色，从而增加演示的感染力和说服力。要给幻灯片配音，可在菜单栏里的“幻灯片放映”中通过“录制旁白”来实现。不仅可以为幻灯片配音，也可以为整个演示文稿配音。具体步骤如下：打开“幻灯片放映---录制旁白”对话框（如图7），如果选“链接旁白”，可以把已录制好的旁白链接到幻灯片中。否则，就取消对“链接旁白”的选择；单击“确定”，运行幻灯片放映，开始录制旁白。幻灯片放映完毕，若需同时保存旁白及排练时间就在提示框中选“是”，若只需保存旁白，选择提示框中的“否”就可以了。这样一来，凡是添加了旁白的幻灯片，其右下角均会出现一个声音图标，当幻灯片放映的时候，旁白会随之自动开始播放。这时，你就成了家人的“桂林山水导游员”了。可是，这样幻灯片似乎还缺少了一点什么。你肯定想把这份导游的工作干得更出色一些吧，现在还有一招：为你的幻灯片添加音乐和影片。舒缓流畅的“美都桂林”音乐随着你精心制作的幻灯片的放映而慢慢流淌，当你介绍到桂林某一著名景点时，还可调出一段相应的桂林山水风光片来展现其风采，多棒啊！现在马上行动：先在幻灯片视图中显示出需要添加音乐或影片的幻灯片，选择菜单中的“插入----影片和声音”命令，若需从剪辑库中插入声音或影片，就在下拉子菜单中的“剪辑库中的声音”或“剪辑库中的影片”，并在随后的选择对话框中双击所需要的声音或影片文件。当然，也可以从其它文件插入声音或影片，只需选择“文件中的声音（影片）”并双击选中的声音（影片）文件即可。 　　当向幻灯片添加了音乐之后，幻灯片上也会出现一个声音图标，只需在放映幻灯片时单击此图标即可开始进行音乐的播放；当向幻灯片中添加了影片之后，幻灯片上还会出现一幅静止的影片画面，单击此画面就可以开始播放影片了。先预览一次影片，如果播放时有画面抖动的现象，可以用以下办法加以解决：选中需做调整的影片，打开菜单栏中的“格式---图片”命令，选择“大小”标签，勾选其中的“幻灯片最佳放映比例”选项，最后单击“重新设置”按钮退出即大功告成。 六、 幻灯片放映时间及切换效果的设置 　　精心制作的幻灯片内容，如果再辅以同样经过精心设置的放映效果，无疑具有最好的演示效果。这里所说的放映效果，主要是指演示文稿的放映速度及幻灯片之间的切换方式。演示文稿的放映速度过慢或过快，都会使演示的效果大打折扣，处理的方法是： 先预览一次幻灯片，以设置合适的放映速度；而切换方式是指从一张幻灯片在屏幕上消失到另一张幻灯片出现的这个过程以什么样的方式进行变化。只要你愿意多花一点功夫，这种变化就可以很有趣。方法如下： （1） 选择幻灯片浏览视图并显示相应的演示文稿: （2） 选择想要进行放映时间和切换效果设置的幻灯片； （3） 在菜单栏中选择“幻灯片放映---幻灯片切换”命令；(如图8) （4） 在“效果”一项中选择合适的切换方式及放映速度； （5） 在“换页方式”一项里，可以选择幻灯片放映驱动方式：单击鼠标换页或每隔若干秒换页，根据实际需要选择。 （6） 选择“全部应用”，完成对幻灯片切换的设置。 如果不想人工切换幻灯片，采用以下两种方法可以解决问题： 　　1． 设置播放间隔时间 　　这种方法很简单，只需在“幻灯片切换”对话框中的“换页方式”中设置每隔几秒换页就可以了，注意别忘了调整一个合适的换页时间噢。 　　2． 排练方式设置放映时间 　　这种方式其实就是相当于一次“彩排”，正式演示时一切按“彩排”时的既定安排来进行。 （1） 在菜单栏中选“幻灯片放映－排练计时”； （2） 当第一张幻灯片按所需时间播放完毕，准备播放第二张时，按回车键为每一张幻灯片指定不同的放映时间； （3） 放映到最后一张幻灯片时，如果满意的话就单击“是”以确认刚才设置的演示时间；反之，若不满意则单击“否”按键。 　　在完成了幻灯片放映时间设置之后，还可利用PowerPoint 97的计时器功能来显示幻灯片放映所需的总时间，以便更好的设置放映速度。 七、 欣赏一段幻灯片 　　前面的所有工作，都是为了放映幻灯片的这一刻，PowerPoint 97提供了以下几种放映幻灯片的方式： 1.演讲者全屏放映：采用这种方式，演讲者可在演示文稿的放映过程中进行暂停、录入旁白及播放时间等内容的控制，较为灵活方便； 2.观众自行浏览放映：演示文稿在小型窗口内播放，观众用可对幻灯片进行复制、打印、编辑等操作； 3.展台浏览全屏幕放映：在这种放映方式下，演示文稿的放映自动运行，幻灯片的放映步骤可作如下设置：首先打开需放映的演示文稿，在菜单栏里的“视图”项里选择一种合适的视图方式；在菜单栏中选择“幻灯片放映---设置放映方式”命令，并设置放映类型等内容；在“幻灯片”区域，选择“全部”；在“换片方式”中选“人工”。设置到这里，就可以开始用常规的人工放映方式让家人来欣赏你的“家庭旅游计划（桂林三日游）”幻灯片了。